در مقاله امروز نارستان ما قصد داریم نحوه استفاده از Zoom Cloud Meeting را در گوشی و کامپیوتر به شما آموزش دهیم. بسیاری از ما ترجیح میدهیم تا به صورت رو در رو با هم ملاقات کرده و جلساتی را داشته باشیم. اما امروزه این امکان برای همه فراهم نیست تا به صورت حضوری با هم جلسه داشته و در کنار هم به بیان نظرات خود بپردازند.
برای همین ابزار فراوانی برای بر قراری جلسهها و ویدئو کنفرانسها در سالهای جاری برای استفاده ی ما فراهم شده اند. هر یک از آنها هم برای خود کاربران خاص فراوانی دارند. Zoom Cloud Meeting یکی از راه هایی است که میتوان با آن ارتباط بر قرار نمود. این ارتباط میتواند یک ارتباط کاری و یا دوستانه باشد. به طور کلی ویدئو کنفرانسها و جلسات کاری و دوستانه ی فراوانی را با استفاده از قابلیتهای این نرم افزار میتوان برگزار کرد.
تیمهای موفق بسیاری را میتوان دید که از Zoom Cloud Meeting استفاده میکنند و سعی در بهره وری بیشتر در کار خود دارند. برای آنها نرم افزارهای ویدئو کنفرانس یکی از مهم ترین بخش هایی است که در راه موفقیت خود از آن بهره برده اند.
ابزارهایی مانند Zoom Cloud Meeting که به طور رایگان به گروههای مختلف امکان کار با یکدیگر را میدهند، را میتوان از موثرترین نرم افزارها در فضای کسب و کار محسوب کرد. در این نرم افزار امکان ارتباط رو در روی مجازی برای هر کسی وجود خواهد داشت.
زوم یک راه حل ارتباطی بر پایه ی استفاده از کاربردهای ابری به منظور دست یافتن به ارتباط ویدئو کنفرانسی زنده میباشد. امکان بر قراری وبینارها و ضبط جلسهها نیز با استفاده از این نرم افزار مهیا میباشد.
اگر شما به دنبال برپایی یکی از این ویدئو کنفرانسها هستید، به عنوان میزبان باید با نحوه ی استفاده از این نرم افزار برای بر پایی آن آشنا شوید. ما در این نوشته نحوه ی ایجاد و میزبانی این جلسات را به شما آموزش خواهیم داد. میتوانید با توجه به نکات گفته شده از گوشی همراه خود برای بر قراری یک ارتباط موثر و سازنده استفاده کنید. یا این که با لپ تاپ و یا سیستمی که در خانه و یا محل کار دارید، این جلسات را در هر زمانی که تمایل دارید ایجاد و میزبانی نمایید.
آغاز به کار با برنامه ی زوم برای برقراری ویدئو کنفرانس از طریق دسکتاپ
اگر به دنبال استفاده از لپ تاپ خود برای بر قرای یک جلسه با افراد دیگر هستید، برای اینکه بتوانید از نرم افزار استفاده کنید، نیاز دارید تا ابتدا zoom meeting را دانلود کنید. برای دانلود باید یک حساب ایجاد کنید که ما در بخش بعدی در مورد آن توضیح خواهیم داد.
ثبت نام برای یک حساب کاربری در Zoom Cloud Meeting
کار خود را با رفتن به سایت zoom آغاز کنید. ثبت نام کنید. پس از آن میتوانید یک حساب کاربری داشته باشید. تنظیم حساب شما به راههای مختلفی امکان دارد. میتوانید حساب خود را با ایمیل خود یا وارد شدن از طریق گوگل یا فیسبوک تنظیم نمایید.
پس از آن زوم برای شما یک ایمیل تایید برای فعال کردن حساب شما ارسال میکند. همین که ایمیل را دریافت کردید میتوانید حساب خود را فعال کنید. پس از آن میتوانید صفحه ی خوشامد گویی در سایت زوم را مشاهده کنید. همان طور که میبینید در این صفحه میتوانید نام و کلمه ی عبور را وارد کنید. با انتخاب نام کاربری و کلمه ی عبور خود میتوانید فرایند ایجاد کنفرانس ویدئویی را ادامه دهید.
در بخش بعد با کلیک روی لوگوی زوم در گوشه ی سمت چپ و در بالای صفحه نمایش خود به صفحه ای که در آن امکان پیوستن به جلسهها و یا میزبانی از آنها وجود دارد وارد شوید.
چگونه میتوان نرم افزار زوم را دانلود کرد؟
امکان دانلود zoom app از وبسایت اصلی همان طور که گفته شد وجود دارد. برای همین میتوانید به راحتی به آن دسترسی داشته باشید.
همان طور که در شکل میبینید، با طی مراحل نشان داده شده میتوانید موفق به دانلود بسته ای از نرم افزار بر روی لپ تاپ و یا کامپیوتر خود شوید. این نرم افزار یک برنامه ی مستقل در کامپیوتر شما و یا در سیستم mac خواهد بود. برای دانلود باید گزینه ی save file را انتخاب و روند دانلود فایل مورد نظر را آغاز کنید.
پس از این که فرایند دانلود به پایان رسید، فایل .exe را اجرا کنید.
برای این که به خانه بر گردید، روی گزینه ی home کلیک کنید.
نحوه استفاده از Zoom Cloud Meeting در کامپیوتر
زوم دارای نسخه ای قوی و رایگان است که دارای مشخصه هایی خوب برای استفاده میباشد. میتوان در آن تا 100 شرکت کننده را در هر جلسه داشت. اما نسخه هایی که در قبال دریافت آنها پول پرداخت میشود میتوانند بیش از این و تا هزار شرکت کننده در هر جلسه ویدئویی داشته باشند. برای همین بسیاری از آن بر روی لپ تاپ خود استفاده و برای بر قراری جلسات بزرگ کاری از آن استفاده میکنند. با این روش میتوان به خوبی موفق به مدیریت کارها شد.
روی گزینه ی جلسه ی جدید (new meeting) در صفحه ی اصلی کلیک کنید. زوم را روی کامپیوتر خود اجرا کنید. گزینه ی join with computer audio را انتخاب نمایید.
چندین گزینه برای Zoom Cloud Meeting در این جا همان طور که میبینید وجود دارد. ما هر یک از آنها را با آغاز از چپ به سمت راست برای شما توضیح خواهیم داد.
گزینه ها
دکمه ی mute یا بی صدا در زمانی که شما اقدام به بر گزاری جلسه نمودهاید، و نمیخواهید تا صدا یا نویزی از سمت میزبان به گوش شرکت کنندهها برسد استفاده میکنید.
روی نشانه گری که در کنار mute وجود دارد کلیک کنید تا گزینههای بیشتری را ببینید.
می توانید میکروفن یا اسپیکری را که میخواهید برای جلسه انتخاب کنید، از این بخش انتخاب نمایید. این بسته به تعداد انتخابهای شما در این صفحه دارد.
استفاده از ویدیو
برای این که ارتباط تصیری داشته و خود را در جلسه نشان دهید، روی گزینه ی start video کلیک کنید. برای این که ویدئو را متوقف کنید، روی stop video کلیک کنید. با این گزینهها به راحتی امکان کنترل ویدئوی خود در جلسه را خواهید داشت.
توجه داشته باشید که متوقف کردن ویدئو منجر به توقف جلسه و یا توقف و قطع صدا نمیشود. در صورت نیاز به توقف جلسه و یا قطع کردن صدای خود باید از بخشهای مربوطه اقدام به این کار نمایید. یک نشانگر در کنار گزینههای شروع یا توقف ویدئو وجود دارد که میتوانید از آن دوربین را انتخاب کنید. هم چنین امکان تنظیم پیش زمینه و همه ی تنظیمات مربوط به ویدئو با کلیک روی این نشانگر وجود دارد.
چگونه میتوان در Zoom Cloud Meeting شرکت کنندهها را به کنفرانس ویدئویی دعوت نمود؟
پس از آن که صدا و ویدئو را تنظیم کردید، میتوانید از دیگران دعوت کنید تا در جلسه شرکت کنند. برای این کار روی گزینه ی invite کلیک کنید. میتوانید برای دعوت دیگران از ایمیل خود، یا لیست مخاطبان خود یا با کلیک روی copy link، از URLها برای ارسال آنها به طور دستی استفاده کنید.
در میان همه ی روشها استفاده از ایمیل از همه راحت تر است. زیرا که به شما نشان خواهد داد که چگونه به جلسات با استفاده از کلمه عبور، ID جلسه، و URL بپیوندید. در هر صورت به یکی از این روشها میتوانید به انتخاب شرکت کنندهها اقدام کنید. آنها هم به راحتی امکان شرکت در جلسه را خواهند داشت.
مدیریت شرکت کنندگان در جلسه
توان مدیریت مخاطبان و شرکت کنندهها در جلسه به خصوص در زمانی که تعداد زیادی در این ویدئو کنفرانسها شرکت میکنند میتواند بسیار مهم باشد. هم چنین این مدیریت میتواند به شما امکان دعوت از افراد بیشتری را بدهد. میتوانید هر یک از افراد شرکت کننده را به صورت فردی و یا به صورت گروهی در کنار دیگران مدیریت نمایید.
اگر شما در حال ارائه و صحبت در جلسه هستید و نمیخواهید تا دیگران در این کار وقفه ای ایجاد کنند، می توانید گزینه ی mute all را انتخاب کنید. استفاده از این گزینه برای ساکت کردن شرکت کنندهها در حالتی که خود آنها به یاد ندارند که باید در طول جلسه ساکت باشند، میتواند بسیار کمک کننده باشد.
اشتراک گذاری
سه دسته بندی وجود دارد که میتوانید آنها را به اشتراک بگذارید.
بیسیک
- می توانید صفحه ی نمایش خود را با افراد شرکت کننده در جلسه به اشتراک بگذارید.
- اسکرین ایفون یا ای پد: برای این کار باید ابتدا plugin مورد نیاز را نصب کنید. وای فای را وصل کنید، روی گزینه ی screen mirroring ضربه بزنید و پس از آن zoom-info را انتخاب کنید.
- روی وایت برد چیزی بکشید تا آن را با مخاطبان به اشتراک بگذارید.
پیشرفته
بخشی از اسکرین را به اشتراک بگذارید. میتوانید تنها آهنگ یا صدا را به اشتراک بگذارید. یا این که محتوای یک دوربین دیگر را با شرکت کنندهها به اشتراک بگذارید.
فایل ها
می توانید فایلهای قرار گرفته روی هارد درایو، dropbox، گوگل درایو، وان درایو مایکروسافت و یا Box را در سیستم خود با شرکت کنندهها به اشتراک بگذارید. البته اینها هم در بین گزینههای به اشتراک گذاری پیشرفته میباشند.
می توانید برای هر یک از این موارد از استفاده از نشانگر کنار share screens استفاده کرده و آنها را با دیگر افراد به اشتراک بگذارید تا توان مشاهده ی هر یک از این قسمتها را داشته باشند.
چگونه میتوان چتها را مدیریت و جلسات را ضبط کرد؟
مشخصه ی چت در بخش more زیر سه نقطه در صفحه نمایش قرار دارد.
این گزینه میتواند شما را قادر به مشارکت دادن همه ی افراد حاضر برای حضور در چت و به اشتراک گذاشتن فایلها بنماید. اگر شما نمیخواهید تا هر کسی قادر به استفاده از این مشخصهها باشد، روی سه نقطه که در کنار file قرار دارد کلیک کنید. در این بخش است که میتوانید از بین یکی از گزینههای مد نظر خود نسبت به انتخاب نحوه ی مشارکت آنها تصمیم بگیرید.
از بین گزینههای زیر یکی را انتخاب کنید:
- هیچ کس
- فقط میزبان
- همه افراد به طور عمومی
- همه ی افراد به طور عمومی و خصوصی
در هر یک از این گزینهها با انتخاب مناسب، در واقع شما امکان چت عمومی و یا به طور خصوصی و یا هیچ یک از آنها را برای افراد شرکت کننده و خودتان تنظیم میکنید.
در صورت نیاز به ضبط جلسهها میتوانید از گزینه ی ضبط جلسات به این منظور بهره ببرید. در گزینه ی record your meeting که در سر برگ more قرار دارد، میتوانید اقدام به این کار کنید. وقتی که شما ضبط جلسه را متوقف و جلسه را به پایان رساندید، این فایل به یک فایل mp4 تبدیل و روی دسکتاپ شما ذخیره میشود.
وقتی که جلسه ی شما تمام شده است، میتوانید روی گزینه ی end meeting کلیک کنید. در این جا شما دو گزینه را دریافت میکنید. یکی این است که جلسه را ترک کنید و دیگران به آن ادامه بدهند.
اما گزینه ی دیگر این است که اگر شما میزبان هستید، کل جلسه را به پایان برسانید. اگر شما در حال ضبط جلسه هستید، مراقب صفحه ای که ظاهر میشود و نشان میدهد که فایلهای mp4 کجا قرار دارند باشید تا بتوانید در صورت نیاز آن را مشاهده کنید.
پس از آن میتوانید به صفحه ی اصلی بر گردید. در این جا میتوانید جلسه ی جدیدی را بر قرار کنید و یا این که به جلسه ی دیگری بپیوندید.
کجا میتوانید آی دی خود را برای جلسههای زوم پیدا کنید؟
برای این که آی دی شخصی خود را برای نرم افزار پیدا کنید، روی گزینه ی meeting در بالای نوار جست و جو و مدیریت در صفحه ی اصلی کلیک کنید.
کجا میتوانید URL جلسههای زوم را پیدا کنید؟
برای این که URL جلسه یا کنفرانس را پیدا کنید، می توانید مانند قبل روی Meeting در صفحه ی اصلی برنامه کلیک کنید. پس از آن میتوانید روی گزینه ی show meeting invitation کلیک کنید.
استفاده از Zoom Cloud Meeting
علاوه بر دسکتاپ، نسخه ی موبایل زوم هم برای استفاده وجود دارد. میتوانید این نسخهها را برای گوشیهای اندروید هم استاده کنید. گوشیهای آیفون و آی پد هم امکان استفاده از این نرم افزار را به منظور بر قراری جلسات ویدئو کنفرانسی دارند. در کل این نسخهها ساده سازی شده ی ورژن پلتفرم آنلاین نرم افزار میباشند.
سر برگهای اولیه در قسمت پایین اسکرین قرار دارند. به دلیل محدود بودن فضا، نصب روی موبایل با نصب روی دسکتاپ متفاوت است. اما در هر صورت میتوانید از آن روی گوشیهای همراه هوشمند خود هم استفاده کنید.
برای این کار برنامه را دانلود و روی گوشی خود ذخیره کنید. در این نوشته ما در مورد نحوه استفاده و دانلود نرم افزار برای گوشیهای آیفون صحبت خواهیم کرد.
برای این کار باید ابتدا وارد حساب کاربری خود در زوم شوید. اگر هنوز حسابی ندارید میتوانید اقدام به ایجاد یک حساب در زوم بنمایید.
با ثبت نام و وارد شدن به آن میتوانید خود را در محیط برنامه ی زوم در meet & chat area ببینید. وقتی که اجرا میشود، برنامه در سر برگهای home و chat باز میشود.
سر برگ meeting در نوار پایینی هر واقعه ای را که در آینده ی نزدیک رخ میدهد به همراه آی دی شخصی شما برای جلسهها نشان میدهد. از این صفحه، میتوانید یک تماس را آغاز کنید، از دیگران برای شرکت در کنفرانس ویدئویی دعوت کنید، یا این که یک واقعه را ویرایش کنید.
اگر شما یک واقعه در آینده ای نزدیک مانند یک جلسه در پیش دارید، روی آن ضربه بزنید و شرکت کنندهها را اضافه کنید. برای آنها دعوت نامه بفرستید. یا این که از طریق ایمیل یا پیام متنی از آنها دعوت به عمل آورید.
اما سر برگ مخاطبان یا contacts مانند نسخه ی دسکتاپ میباشد. این بخش افراد مورد علاقه ی شما و دیگران را در خود ذخیره و برای شما به نمایش در خواهد آورد.
برای این که یک مخاطب را به لیست اضافه کنید، روی گزینه ی علامت جمع در گوشه ی بالا و در سمت راست کلیک کنید. این برای شما یک منو را باز خواهد کرد. میتوانید در این منو مخاطب جدید خود را وارد کنید. یا این که به یک کانال عمومی بپیوندید. امکان ایجاد یک کانال جدید هم در این بخش وجود دارد.
تماسها به تک تک افراد بر میگردد. در حالی که کانالها گروهی از مخاطبان را برای شما به همراه خواهند داشت.
با استفاده از سر برگ تنظیمات میتوانید مخاطبان خود را تغییر دهید. تنظیمات زوم با موارد زیر سازمان داده شده اند:
- Meetings
- Contacts
- Chat
- General
- Siri shortcuts
روی نام خود در بالای صفحه برای تغییر عکس پروفایل، تغییر نام و یا به روز کردن کلمه عبور خود ضربه بزنید. با این کار در هر زمانی قادر به ویرایش پروفایل خود خواهید بود.
چگونه میتوان یک جلسه را با گوشی هوشمند خود آغاز کرد؟
اگر میخواهید تا از گوشی هوشمند خود برای بر قراری یک جلسه استفاده کنید، میتوانید با کلیک روی new meeting > start a meeting این کار را به راحتی انجام دهید.
برای بالا آوردن نوار منوی پایینی، باید وسط اسکرین یا صفحه ی گوشی هوشمند خود را لمس کنید.
برای دعوت افراد دیگر برای شرکت در جلسه نیز روی participants > invite کلیک نمایید.
شما میتوانید یک دعوت نامه از طریق ایمیل، پیام، مخاطبان یا با ارسال URL برای شرکت در جلسه برای هر فردی که در نظر دارید بفرستید.
پیام شما برای هر یک از افراد در بر دارنده ی یک لینک برای آنها میباشد که با کلیک روی آن میتوانند در جلسه شرکت کنند.
آیا برای میزبانی از یک کنفرانس ابری زوم آماده هستید؟
همان طور که میتوانید ببینید، زوم ابزاری رایگان و قدرتمند برای استفاده به منظور بر قراری جلسات آنلاین مجازی میباشد. نه تنها استفاده از آن راحت است که دارای گزینههای بسیاری برای مدیریت هر یک از جلسات توسط میزبان میباشد.
می توان تعداد کاربران زوم را حدود 2.22 میلیون نفر تا به حال در سال 2020 بر آورد کرد. در حالی که در سال 2019، زوم دارای 1.99 میلیون کاربر بوده است.
آیا تا به حال بر قراری جلسه با این برنامه را برای مقاصد کاری خود تجربه کرده اید؟ یا این که از آن برای دیدن و حرف زدن با خانواده ی خود یا دوستان از راه دور بهره برده اید؟ اگر این کار را تا به حال نکردهاید، شاید یک بار تجربه ی بر قراری ارتباط تصویری یا صوتی با زوم بتواند به شما کمک کند تا با یکی از ابزارهای قدرتمند برای این منظور بیشتر آشنا شوید.